Fahrtenbücher dienen dem Nachweis betrieblicher Fahrten und der Abgrenzung geschäftlicher zur privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeuges. Dass jede einzelne Fahrt relativ detailliert zu protokollieren ist und lückenlos zu erfassen ist, ist ebenso bekannt wie die Tatsache, dass das Finanzamt genaue Kontrollen durchführt, wenn Plausibilitätschecks zu Auffälligkeiten führen. Vor allem wenn Kilometerstände auf Werkstattrechnungen nicht mit denen im Fahrtenbuch übereinstimmen oder Tankquittungen nicht zu Reisezielen zu passen scheinen, werden Prüfer aufmerksam. Doch es gibt darüber hinaus eine Reihe von Fragen, die häufig die Gerichte beschäftigen.
Wechsel zum Fahrtenbuch unterjährig nicht zulässig
Das Finanzgericht Münster hatte sich eines Falls anzunehmen, bei dem es um den Zeitraum bzw. die Dauer ging, die ein Fahrtenbuch geführt werden muss. Das Urteil: Aufzeichnungen, die nicht über ein ganzes Kalenderjahr geführt werden, sind nicht ordnungsgemäß. Der Kläger hatte von seinem Arbeitgeber einen Dienstwagen gestellt bekommen, der auch private genutzt werden durfte. Am 1. Mai begann der Arbeitnehmer ein Fahrtenbuch zu führen, bis zu diesem Tag sollte die 1%-Regelung angewendet werden. Inhaltlich wurde die Dokumentation der Dienst- und Privatfahrten nicht beanstandet, doch das zuständige Finanzamt ermittelte den Nutzungsvorteil nicht nur für die Zeit vor Beginn der Aufzeichnungen nach der 1%-Methode, sondern auch für den Rest des Kalenderjahres. Der Kläger wollte das nicht akzeptieren und argumentierte, dass sich seine familiäre Situation durch die Geburt eines dritten Kindes so verändert habe, dass die Möglichkeiten der privaten Nutzung des Fahrzeugs nicht mehr ausgeschöpft werden konnte. Deshalb, so das Argument, müsse zulässig sein, die steuerliche Ermittlungsmethode des geldwerten Vorteils auch während des laufenden Jahres zu ändern.
Das Gericht wies die Klage ab und erklärte, dass ein Fahrtenbuch sei nur dann ordnungsgemäß sei, wenn es für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens einem Jahr geführt werde. Ein unterjähriger Wechsel zwischen der Fahrtenbuch- und der Pauschalwertmethode widerspreche dem Vereinfachungs- und Typisierungsgedanken der gesetzlichen Regelung in § 8 Abs. 2 EStG und berge eine erhöhte Manipulationsgefahr. Zudem sei für die Finanzverwaltung nur schwer überprüfbar, ob die gemachten Angaben korrekt seien. Die persönlichen Lebensumstände des Steuerpflichtigen, so die Richter, müssen demnach zurückstehen (FG Münster, Az.: 4 K 3589/09 E; Revisionsverfahren beim Bundesfinanzhof anhängig unter Az.: VI R 35/12).
Leserliche, vollständige und korrekte Eintragungen
Der Anspruch “ordnungsgemäß”, der an ein Fahrtenbuch gestellt wird, wird im Gesetz nicht näher definiert. Das zu klären, blieb den Gerichten vorbehalten. Und die legten im Laufe der Jahre einen umfangreichen Kriterienkatalog vor. Demnach muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
- zeitnah und
- in geschlossener Form,
- nicht manipulierbar
- jede einzelne Fahrt
- unter Angabe von
- Datum
- Uhrzeit
- Reiseziel
- Reisegrund
- Fahrtkilometer
- Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrt
dokumentieren. Doch das allein genügt nicht, wie der Bundesfinanzhof am 14. März 2012 (Az.: VIII B 120/11) deutlich gemacht hat. Handschriftliche Aufzeichnungen müssen zudem lesbar sein, um als Nachweis dem Finanzamt gegenüber tauglich zu sein. Allerdings legte der BFH auch Grenzen fest, wonach Entfernungsabweichungen bei immer wieder gewählten Zielen nicht zwangsläufig erklärungsbedürftig sind. Erst bei erheblichen Abweichungen (im Streitfall wurden 24 Prozent ermittelt) kann eine Aufklärung verlangt werden. Ein weiteres Urteil des BFH (Az.: VI R 33/10) ist ähnlich praxisrelevant. Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen “mit vertretbarem Aufwand” auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dazu gehören eindeutige Adressangaben wie Ort, Straße mit Hausnummer sowie der Name des besuchten Geschäftspartners.
Kein Vertrauensschutz bei langjähriger Akzeptanz von Excel-Listen
Auch wenn das Finanzamt – gegen die gängige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs – jahrelang eine Excel-Liste als Fahrtenbuch akzeptiert, hat ein Steuerpflichtiger keinen Rechtsanspruch darauf, dass diese Handhabung beibehalten wird. Voraussetzung für die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs ist nämlich, dass nachträgliche Änderungen und Ergänzungen eindeutig als solche erkennbar sind. Dies ist bei einer Tabellenkalkulation nicht gegeben, wie die Finanzgerichte immer wieder betonten. Auch wenn das Finanzamt lange Zeit nicht rügte, besteht für den Steuerpflichtigen kein Vertrauensschutz. Werden die Aufzeichnungen eines Tages nicht mehr anerkannt und der Privatanteil nach der 1%-Regelung berechnet, hat der Steuerpflichtige keinen Grund zur Klage, sondern eher einen zur Freude, dass er längere Zeit mit seiner Aufzeichnungsmethode Erfolg hatte (Finanzgericht Berlin-Brandenburg, Az.: 2 K 2155/07).