Die meisten von uns wissen, was eine "To-Do-Liste“ ist, und doch benutzen die meisten Menschen keine und arbeiten lieber aus dem Gedächtnis. Sie haben eine durcheinander gewürfelte Liste von Aufgaben im Kopf und erledigen diese auf eine planlose und fast immer ineffiziente Weise.
1. Habe eine Aufgabenliste
Die erste und offensichtlichste Strategie ist, eine Aufgabenliste zu haben, die man auch tatsächlich abarbeitet. Am besten erstellst du eine solche Liste, indem du dir ALLE Aufgaben und Verpflichtungen, die du erledigen musst, auf Papier notierst.
Das ist ein fast kathartischer Prozess, der dir Erleichterung verschafft und gleichzeitig mentale Energie freisetzt.
2. Setze Prioritäten
Im nächsten Schritt wendest du die Eisenhower-Matrix an, um deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen.
Du kannst diese Technik ganz einfach erlernen, indem du sie googelst oder auf YouTube nach Anleitungen zum Thema „Eisenhower-Matrix“ suchst.
3. Fokus
Sobald du deine Aufgabenliste nach Prioritäten geordnet hast, besteht der nächste Schritt darin, dich jeweils auf EINE Aufgabe zu konzentrieren. Vermeide Multitasking um jeden Preis. Es ruiniert die Konzentrationsfähigkeit und führt außerdem zu schlampiger Arbeit.
Bringe jede Aufgabe zu Ende, bevor du zur nächsten übergehst. Das ist eine so einfache Regel, aber die Leute machen es sich zu einfach, wenn sie sich nicht daran halten.
4. Begrenze deine Aufgabenliste
Idealerweise solltest du nicht mehr als 7 Punkte auf deiner To-Do-Liste haben. Teile die Liste in zwei Teile auf. Ganz oben stehen die wichtigsten Aufgaben, die den größten Nutzen für dein Leben bringen.
Ganz unten stehen die banalen Routineaufgaben, die du erledigen musst, damit dein Leben normal weiterläuft ... die aber nicht wirklich viel bringen.
Wenn du versuchst, an einem Tag zu viel zu tun, kann das überwältigend sein. Deshalb ist es besser, eine kürzere To-Do-Liste zu haben. Wenn du alle Aufgaben für den Tag schnell erledigst, kannst du ein paar weitere von deiner „Brain Dump“-Liste hinzufügen und sie abarbeiten.
5. Plane am Abend vorher
Erstelle deine To-Do-Liste am Abend vorher. So stellst du sicher, dass du am nächsten Tag sofort loslegen kannst, anstatt deine wachsten Stunden am Morgen mit der Planung zu verbringen, was zu tun ist.
6. Größere Aufgaben aufteilen
Manche Aufgaben sind zu groß, um sie an einem Tag zu erledigen. Sie stehen zwar auf deiner To-Do-Liste, aber du wirst sie nicht an einem Tag erledigen können.
In solchen Fällen ist es am besten, die Aufgabe auf ein separates Blatt Papier zu schreiben, sie in kleinere Aufgaben aufzuteilen und eine Checkliste für den Arbeitsprozess zu erstellen. Jeden Tag bearbeitest du einen oder ein paar Schritte auf dieser Checkliste.
Das sind die Schritte, die täglich auf deiner To-Do-Liste stehen werden … und NICHT die große, monumentale Aufgabe. Denke immer daran, sie in mundgerechte Stücke zu zerlegen.
7. Übertrage Aufgaben
Manchmal gibt es trotz deiner Bemühungen Aufgaben, die du einfach nicht rechtzeitig erledigen kannst. Mach dir keine Sorgen. Das kommt vor.
Verschiebe sie einfach auf den nächsten Tag … ABER füge sie NICHT zu einer Liste hinzu, die bereits voll ist. Nimm sie stattdessen in die Liste der 7 oder mehr Aufgaben auf, die du erledigen musst.
Auf diese Weise wird die Liste der Dinge, die du erledigen musst, nicht von Tag zu Tag länger. Versuche immer, nur 3–7 Punkte auf deiner To-Do-Liste zu haben.
Zu guter Letzt solltest du trotz To-Do-Listen immer daran denken, Aufgaben zu delegieren und zu automatisieren, wo du kannst. Die harte Wahrheit ist, dass du NIEMALS Zeit haben wirst, alles zu erledigen.
Jeden Tag werden neue Aufgaben und Verpflichtungen auftauchen. Der beste Weg, die Kontrolle über die Dinge zu behalten, ist, die weniger wichtigen Aufgaben zu delegieren oder an andere auszulagern.
Manchmal sparst du mehr Geld, wenn du jemanden einstellst. Wenn du zum Beispiel 45 Minuten für das Mähen deines Rasens brauchst, ist es besser, wenn du einen Rasenmäh-Service dafür bezahlst.
So sparst du nicht nur Zeit und hast mehr Zeit für wichtige Aufgaben … sondern der Rasenmäher wird die Arbeit wahrscheinlich auch schneller und besser erledigen als du – denn das ist sein Job.
Automatisiere auch deine Routineaufgaben, wann immer du kannst, oder vergib die sich wiederholenden Aufgaben, die für dein Unternehmen wichtig sind, aber nicht direkt von dir erledigt werden müssen.
Nutze die Tipps in diesem Artikel, um To-Do-Listen zu erstellen, die dein Leben organisieren und dir helfen, in der dir zur Verfügung stehenden Zeit so viel wie möglich zu erledigen.
Sind die Tipps hilfreich für dich? Lass es mich bitte wissen.
Zu diesem wichtigen Thema gibt es bald eine Checkliste. Bleib dran!
„Plane deine Arbeit für heute und jeden Tag und halte dich an diesen Plan.“ - Margaret Thatcher
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