Meine Top 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro.
Tipp 1: Priorisiere deine Aufgaben richtig
Um meine anstehenden Aufgaben richtig priorisieren zu können, muss ich zunächst den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn: sie der Erreichung meiner persönlichen Ziele oder der meiner Unternehmung dient. Eine Aufgabe ist dringend, wenn: ein Datum oder gar eine Uhrzeit damit verbunden ist, oder sie aus irgendeinem Grund kurzfristig erledigt werden muss. Anschließend solltest du deine Aufgaben den folgenden vier Kategorien zuordnen:
Wichtig und dringend (sofort selbst erledigen)
Wichtig aber nicht dringend (zu einem späteren Zeitpunkt selbst erledigen)
Dringend aber nicht wichtig (sollten zeitnah, delegiert werden)
Weder wichtig noch dringend (müssen im Zweifelsfall gar nicht bearbeitet werden)
Sind die Aufgaben erst einmal den vier Kategorien zugeordnet, können diese nach der Eisenhower-Priorisierung abgearbeitet werden.
Tipp 2: Arbeite fokussiert
Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Es wird weder etwas nebenbei erledigt, noch lasse ich mich unterbrechen oder von irgendjemandem oder irgendetwas stören. Um fokussiert arbeiten zu können, sollte man im Vorfeld einen konkreten Zeitraum festlegen, in dem man eine ganz bestimmte Aufgabe angeht. Blockiere diese Zeit als Termin in deinem Kalender und lehne jegliche Anfragen für diesen Zeitraum ab. Am besten du arbeitest an einem Ort wo du ungestört von anderen bist und nicht leicht abgelenkt wirst. Wichtig: Arbeite nur an einer Sache zu einer Zeit und vermeide ständiges hin und her wechseln zwischen verschiedenen Tätigkeiten! Siehe auch: Fokus ist das neue Multitasking! und 5 Tipps die deinen Fokus deutlich verbessern
Tipp 3: E-Mail-Management
Schalte zuallererst deine E-Mailbenachrichtigungen aus und lass dich nicht von jeder eingehenden Mail ablenken! E-Mails stets im Block bearbeiten und dabei von der aktuellsten zur ältesten vorgehen. Diese Reihenfolge der Bearbeitung bewahrt dich davor deine wertvolle Zeit in die Beantwortung einer Mail zu stecken und fünf Mails später festzustellen dass die Mühe vergebens war. Um dein Postfach schnell und einfach übersichtlich zu bekommen, solltest du dir folgende Ordner anlegen: Antworten: Mails auf die ich reagieren muss, Lesen: Mails die ich lesen möchte, Später lesen: Mails die später benötigt werden der Termin aber noch nicht klar ist bzw. ich auf jemand anderen angewiesen bin. Ablage: hier kommen Mails rein die ich behalten möchte. Melde dich von nicht mehr benötigten Newslettern ab!
Tipp 4: Erledige kleinere Aufgaben immer sofort
Aufgaben deren Erledigung höchstens 3 Minuten dauern, solltest du nach Möglichkeit immer direkt erledigen. Täglich prasseln zahlreiche solcher kleinen Tasks auf uns ein, deren Abarbeitung oft je nur 1-2 Minuten dauert. Wenn das Notieren einer Aufgabe in der To-do-Liste schon fast so viel Zeit in Anspruch nimmt, wie das Abarbeiten selbiger, solltest du diese auf jeden Fall sofort erledigen. Was man direkt erledigt, muss man weder für später notieren, noch kann man es vergessen! Man kann diese Aufgaben von vornherein aus dem Hinterkopf lassen und hat so nicht das Gefühl noch sehr viel erledigen zu müssen. Gewöhne dir an, möglichst oft nach dieser Methode zu handeln.
Tipp 5: Effizienter Telefonieren
Das A und O für ein zielgerichtetes und effizientes Telefonat ist es, den genauen Zweck des Anrufes – ganz klar im Kopf zu haben. Was genau bezwecke ich mit diesem Anruf und welche Information muss am Ende übermittelt sein. Um schnell zur Sache zu kommen, solltest du dir ein knackiges Intro zulegen. Wer ist am Apparat, von wo / welcher Firma rufe ich an, warum rufe ich an? Wenn man nicht weiß wer der richtige Ansprechpartner für ein bestimmtes Anliegen ist, sollte man sich zunächst immer so kurz wie möglich doch so umfangreich wie nötig halten bis man an den zuständigen Ansprechpartner verbunden wurde. Sobald ich das Ziel meines Anrufes erreicht habe, bedanke ich mich und beende das Telefonat! Mein Lieblingshack für effizientes Telefonieren ist das Freisprechen! Eine Freisprecheinrichtung, gibt mir die Möglichkeit meine Telefonate abzuwickeln und zeitglich einfache Aufgaben – so genannte „no-brainer“ – zu erledigen. Ich kann mir Notizen machen und Unterlagen heraussuchen, ohne mich zu verrenken oder den Hörer mit meinem Gesprächspartner dran aus der Hand legen zu müssen. Siehe hier den kompletten Beitrag: Effizienter telefonieren 
Ich hoffe meine 5 Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro, haben dir gefallen und möchte dich noch kurz darum bitten mir ein Like auf Facebook zu geben oder diesen Beitrag mit anderen zu teilen. Vielen Dank für deine Zeit, Thorsten!
