Mit drei wichtigen Schritten strukturieren Sie Ihre Projektplanung.
Gerade in der Online-PR ist eine sorgfältige Projektplanung für den Erfolg einer Kampagne äußerst wichtig. Ein gutes Projektmanagement kann helfen, die Ressourcen effektiv einzusetzen und schafft Freiräume für kreative Ideen. Drei Tipps unterstützen Sie dabei, den Erfolg ihrer Maßnahmen langfristig zu sichern.
Tipp 1: Planen Sie Ihre Online-PR nachhaltig
Seien wir ehrlich: Auch dieses Jahr wird Weihnachten wieder früher kommen. Damit Sie nicht von den Themen und Termine des laufenden Jahres überrascht werden, sollten Sie sich spätestens jetzt mit Ihrer Jahresplanung befassen. Orientieren Sie sich dabei etwa an Großereignissen und studieren Sie Mediapläne – sicher finden Sie Anknüpfungspunkte für Ihre Online-PR. Legen Sie vorab die verschiedenen Formate fest, die Sie in Ihren Kampagnen nutzen wollen und überlegen Sie, welchen Vorlauf Sie für die Erstellung und Freigabeschleifen benötigen. Vergessen Sie dabei auch nicht die Urlaubszeiten von Kollegen und Kunden, wenn diese für die Prozesse wichtig sind. Auch wenn Sie jetzt schon die Themen und die Ressourcen planen sollten: lassen Sie ruhig noch etwas Raum für spontane Ideen und Entwicklungen.
Tipp 2: Takten Sie jede Einzelmaßnahme Ihrer Online-PR
Wenn der Jahresplan steht, geht es an die Planung der Einzelkampagne. Eine gute Taktung ist hier besonders wichtig und sollte bereits im Vorfeld festgelegt werden. Wie ein gutes Musikstück sollte jede Kampagne einer klaren und sorgfältigen Komposition folgen. Den Auftakt macht die Ankündigung. Im Vorfeld des eigentlichen Events oder dem eigentlichen Start einer Kampagne können Sie bereits über eine Vorankündigung Aufmerksamkeit erzielen. Dann sollten Sie gezielt die Spannung steigern, indem Sie mehr und weiterführende Inhalte anbieten. Spielen Sie mit verschiedenen Formaten und nutzen Sie unterschiedliche Medien, um auf Ihre Maßnahme aufmerksam zu machen und Ihr Thema immer wieder mit neuen Facetten anzureichern. Den Ausklang bildet der Nachklapp: Bereiten Sie Ihre Inhalte noch einmal so auf, dass sie für die Nutzer langfristig nützlich sind. So erreichen Sie, dass Ihr Content nachhaltig immer wieder gefunden wird.
Tipp 3: Regeln Sie Prioritäten, Meilensteine und Zuständigkeiten
Meilensteine helfen, auch größere Projekte zu strukturieren und Ziele fristgerecht zu erreichen. Teilen Sie dazu jedes Projekt in Unterprojekte ein und setzen Sie Zwischenziele. Für alle Beteiligen sollte immer ersichtlich sein, welchen Status die einzelnen Schritte haben und mit welcher Priorität die nächsten Arbeiten zu behandeln sind. Auch die Zuständigkeiten und Ansprechpartner sollten für die einzelnen Teilprojekte immer klar benannt werden. Regelmäßige kurze Meetings helfen, den Gesamtfortschritt im Auge zu behalten und auftretende Verzögerungen schnell zu erkennen. Planen Sie immer genügend Puffer ein, damit Sie schnell und gezielt reagieren können.
Natürlich ist niemand vor Überraschungen gefeit und jede Online-PR Kampagne folgt eigenen Regeln. Verzögerungen oder unvorhersehbare Ereignisse gehören zum Alltag in der Öffentlichkeitsarbeit und im Marketing. Eine sorgfältige Jahres- und Kampagnenplanung hilft dabei, die zeitlichen, personellen und finanziellen Kapazitäten im Blick zu behalten und PR-Maßnahmen erfolgreich umzusetzen.
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