Hier sind 12 Aufgaben, um die Kontrolle über Deinen Posteingang zurückzuerlangen und die jeder Alltags-Geschäftsmann kennen muss. "Was ist die größte Unterbrechung, die Deine Produktivität tötet?" Diese Frage wurde schon vielen Unternehmern gestellt und die
überwältigende Antwort (mit einem 3:1-Verhältnis zum nächsten Konkurrenten) ist 'E-Mail'.
Die meisten von uns ertrinken in E-Mails, niemals realisierend, dass eben diese Verhaltensweise, welche wir gewohnt sind zu nutzen, es uns viel schwerer macht, sie wieder unter Kontrolle zu bringen.
Hier sind 12 „Hacks", falls Du gewillt bist Deine persönliche Produktivität zu steigern, indem Du
Dein E-Mail-Verhalten kontrollierst.
1. E-Mails machen süchtig Vermeide die erste Versuchung, diese zu überprüfen.
Erkenne, dass selbst der erste kurze Einblick meist unmittelbar dazu führt, dass Du länger als vorgenommen mit dem Antworten auf E-Mails beschäftigt sein wirst. Die beste Methode, um zu verhindern, dass das passiert, ist auf die Überprüfung von E-Mails (für einen bestimmten Zeitraum) zu verzichten. Verstehe, dass Du jedes Mal dazu verleitet wirst mehr und mehr Zeit in Deinem Posteingang zu verbringen. Erwäge ein paar leere E-Mail-Fenster offen zu halten, während Du anderen Tätigkeiten nachgehst, um so zu verhindern, Deine gesamten E-Mails vor Dir zu haben. Dies führt uns direkt zu den nächsten E-Mail-Tipps...
2. Setze Dir strenge E-Mail-bearbeitungs-Begrenzungen und respektiere diese
Um am Besten zu arbeiten, solltest Du unterbrechungsfreie Zeiten einrichten, in welchen Du
wertvolle Arbeit leisten kannst. Verstehe, dass E-Mails süchtig machen und wenn Du eine einzelne bearbeitet hast, wahrscheinlich in das Bearbeiten vieler übergehst. Erstelle daher einen strikten Zeitplan, wann Du Deine E-Mails überprüfst und wann Du andere Arbeit erledigst. Ich persönlich verzichte jeden Dienstag, Donnerstag und Freitag auf das Überprüfen von E-Mails bis mindestens 11 Uhr mittags, was mir gute 2-3 Arbeitsstunden mehr schafft, um produktiver zu sein und wichtiger Arbeit nachzugehen. An welchen Tagen und zu welchen Zeiten wirst Du Dich von Deinen E-Mails „befreien"? Schreibe das in Deinen Kalender als eine feste Vereinbarung. Unterrichte Dein Team darüber, Was und Warum Du das machst und frag nach ihrer Unterstützung, um mehr für das Unternehmen zu leisten. Ich empfehle wärmstens, dass Du den ersten Teil des Tages, genau wenn Du gerade in Dein Büro kommst, für diese E-Mail-freie und konzentrierte Zeit zu nutzen.
3. Jedes Mal, wenn Du mal wieder „kurz eine E-Mail" bearbeitest, sinkt Deine Konzentration radikal und mindert den Arbeitsfluss für die anderen, höherwertigen Aufgaben, die Du erledigen müsst.
„Es kostet mich doch nur eine oder zwei Minuten flüchtig meinen Posteingang durchzusehen."
Sicher, aber die Wahrscheinlichkeit, dass Du dann noch schnell 3-5 weitere E-Mails raus schickst, ist hoch, was Dir viele Minuten rauben wird, um wieder in deinem vorherigen Arbeitsprozess zu finden. Je schneller Du auf E-Mails antwortest, desto mehr und schneller wirst Du sie zurück erhalten - ein Teufelskreis.
4. Nutze Deine Mitarbeiter (z.B. persönliche Assistenten), um Deine E-Mails zu überprüfen
Die meistgenutzte Entschuldigung für das Öffnen der E-Mails bei Geschäftsleuten klingt wie folgt: „Was passiert, wenn ein wichtiger Kunde/Verkäufer/Mitarbeiter ein Problem hat, bei welchem er auf meine Unterstützung angewiesen ist und es wirklich wichtig ist?" Jetzt mal ehrlich. Der durchschnittliche Geschäftsmann überprüft sein Postfach 20 mal pro Tag. Bei
wie vielen dieser 20 Male findet man eine wirklich geschäftsgefährdende Situation vor, um welche man sich umgehend kümmern sollte? Du kannst Deine Zeit und Dein Unternehmen schützen, indem Du einen Mitarbeiter beauftragst Dein Postfach (zumindest zeitweise) im Auge zu behalten, um Dir eine solide und hochwertige Konzentrationsphase zu bieten. Wenn es wirklich dringend ist, können sie immer noch an Deine Tür klopfen oder anrufen, um Deine Aufmerksamkeit zu kriegen.
5. Schalte die automatische Funktion für das Erhalten und Senden von E-Mails ab (oder reduziere zumindest die Frequenz, in welcher nach neuen E-Mails gesucht wird).
Entgegen Deines Bauchgefühls, musst Du nicht jede E-Mail in der Sekunde, in welcher sie eintrifft, registrieren. Schalte außerdem visuelle und Ton-Benachrichtigungen ab. Stattdessen solltest Du feste Zeiten haben, an denen Du Deine E-Mails checkst anstelle des Bedürfnisses diese zu überprüfen, wenn sie gerade jemand losgeschickt hat. E-Mail-Benachrichtigungen
fördern nur zwanghaftes Verhalten, das Deine Produktivität zunichte macht.
6. Um weniger zu erhalten, sende weniger. Je mehr Du sendest, desto mehr E-Mails erhältst Du.
7. Um weniger E-Mails zu erhalten, warte ein wenig bevor Du antwortest.
Je schneller Du antwortest, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Du eine Antwort erhältst. Jede E-Mail, welche Du erhältst, sollte Zeit in Anspruch nehmen, um sie mental zu verarbeiten und sie manuell zu verschieben, zu löschen oder darauf zu antworten. Erwäge eine Stunde zu warten... Oder einen Tag... Sogar eine Woche, bevor Du Deine Antwort sendest. Du kannst jederzeit die 'Verspätete Zustellung'-Funktion Deines E-Mail-Programms nutzen, um jetzt zu antworten, aber die Rücksendung Deiner E-Mail zu verzögern.
8. Wenn Du in eine frustrierende Hin-Und-Her-Konversation per E-Mail verwickelt aufgrund von Missverständnissen auf beliebiger Seite bist, greif einfach zum Hörer und rufe diese Person an.
E-Mails sind kein gutes Medium, um eine lebendige Konversation zu führen und es sollte keinesfalls alle persönlichen Konversationen ersetzen. Wenn Du glaubst, dass das Thema zu sensibel sei oder der Leser von Deiner E-Mail beleidigt sein könnte, sollten Du sie besser nicht senden. Redet miteinander (selbst wenn Du danach eine Zusammenfassung oder eine Bestätigungs-Mail sendest). Eine der wichtigsten Aufgaben, die Du als Leiter Deines Teams hast, ist es den FUZ-Faktor zu reduzieren - Furcht, Unsicherheit, Zweifel. Deswegen solltest Du mit Deinem Verhandlungspartner reden, anstatt sich per E-Mail zu bekriegen.
9. Solltest Du außerdem eine längere E-Mail raus schicken, in welcher Du mehrere Themen adressierst, nummeriere diese Themen, um es dem Leser einfacher zu machen, Deine Bedenken zu verstehen und auf diese zu antworten.
10. Verwende E-Mails nicht, um Deine Aufgaben oder die Deines Teams zu verwalten.
Benutze eine Projektliste in einer Kalkulationstabelle oder Projektmanagement-Tool. Eine E-Mail ist kein guter Ort, um eine To-Do-Liste aufzubewahren - bei einer neuen E-Mail ist alles Schnee von gestern. Es gibt einfache und günstige Projektmanagement-Tools online und für mobile Geräte, welche Dir erlauben, Deine Aufgaben aufzulisten, zu kategorisieren, zu priorisieren und zu teilen. Es ist ein Investment, dass sich lohnt, um zu verhindern, dass Aufgaben und Follow-Ups vergessen werden.
11. Erkenne die Präferenzen Deiner TOP 5-E-Mail-Korrespondenten.
Sortiere einfach Deinen Gesendet-Ordner nach Empfänger und wähle Deine fünf Leute, mit denen Du am meisten E-Mails hin-und-her schickst. Das sind wahrscheinlich interne Mitarbeiter.
Frage sie, ob sie eher weitläufige E-Mails (alle Themen in einer E-Mail) oder kurze E-Mails (ein
Thema pro E-Mail) bevorzugen. Wann sind deren E-Mail-freie Zeiten? Bei welchen Themen sollen E-Mails an sie weitergeleitet werden und bei welchen nicht? Welche drei Dinge finden sie am besten an der Kommunikation mit Dir? Was kannst Du verbessern oder ändern? Sind diese Dinge geklärt, erläutere ihnen Deine Präferenzen.
12. Nutze aussagekräftige Betreffzeilen, um die Zeit zu verringern, in welcher Dein Team oder andere Personen nach der E-Mail sucht.
Keine leeren Betreffzeilen mehr oder nur ein simples „Hallo..." Stattdessen solltest Du und Dein
Team den Betreff einer E-Mail so präzise wie möglich definieren. Das hilft E-Mails schneller zu
überprüfen und sie später gegebenenfalls wiederzufinden. Wenn Du eine E-Mail weiterleitest, sei nicht faul; bearbeite den Betreff, damit er für Dich und Deinen Klienten Sinn ergibt. Verlange von Ihren Mitarbeitern dasselbe.
