Wer Erfolg haben will, muss sein Ziel genau kennen – genauso wie die einzelnen Schritte, die dorthin führen. Das gilt natürlich auch für Unternehmen. Reibungslose Abläufe und klar definierte Ziele sind wichtig. Wenn es bei der täglichen Arbeit „rund läuft“, ist damit allen geholfen. Damit Workflows optimiert werden können, müssen diese jedoch erst einmal zuverlässig analysiert und dokumentiert werden, ein Ziel muss definiert und konkrete Schritte festgelegt werden, um dieses zuerreichen. Das alles gewährleistet BPM.
Was ist BPM?
BPM steht für Business Process Management, übersetzt bedeutet das Geschäftsprozess-Management. Das Ziel von BPM ist es, Prozesse und Abläufe in Unternehmen so zu optimieren, dass Unternehmensziele möglichst effizient erreicht werden. Letztlich geht es also darum, mit dem geringstmöglichen Aufwand möglichst viel zu erreichen. Dies geschieht unter anderem durch softwaregestützte Techniken, die einen optimalen Ablauf und eine lückenlose Dokumentation von Prozessen ermöglichen. So werden Daten wie zum Beispiel Bearbeitungszeiten in einer Datenbank gespeichert, gesammelt und analysiert. Auf dieser Grundlage werden Abläufe anschließend bewertet und verbessert. Weitere Informationen BPM genau aussehen kann, gibt es zum Beispiel hier.
Welcher Weg führt am besten zum Ziel?
BPM hilft dabei, die eigenen Geschäftsprozesse zunächst einmal genau kennenzulernen und logisch darzustellen, um diese dann überwachen, zielgerichtet gestalten und optimieren zu können. Durch die ständige Verbesserung von Workflows und Informationstransfers wird das vorher definierte Unternehmensziel schneller erreicht. Der Gewinn: mehr Effizienz, Transparenz und Qualität.
Wie funktioniert BPM genau?
Planungsphase: Entwurf eines Prozessmodells
Der erste Schritt bei BPM besteht in der Planung und im Entwurf eines Prozessmodells. Es geht zunächst darum, ein Soll zu definieren und Prozesse neu zu planen. Regeln werden festgesetzt, anhand derer die Daten aufgezeichnet werden. Das Unternehmensziel wird klar herausgestellt.
IT-gestützte Ausführung der Prozesse
Die festgelegten Schritte werden anhand des Prozessmodells durchgeführt – ganz genau so, wie sie vorher geplant wurden. Dies kann durch IT-gestützte Methoden gewährleistet werden. Da hier kaum Abweichungen vom Modell möglich sind, entsteht eine Datengrundlage, aufgrund derer sich verlässliche Aussagen treffen lassen. Prozesse werden transparent.
Kontrolle und Analyse der Abläufe
Es wird nun genau dokumentiert, wie Workflows ablaufen, z. B. werden Durchlaufzeiten überwacht und aufgezeichnet. So ergibt sich ein klares Bild von der Ist-Situation, die mit dem angestrebten Soll verglichen werden kann. Abläufe können auf Effizienz bewertet werden.
Weitere Optimierung
Auf der Grundlage der Analyse werden Optimierungspotenziale erkannt und das Prozessmodell entsprechend angepasst. Dies geschieht so lange, bis die Abläufe dahingehend optimiert sind, dass das Unternehmensziel mit größtmöglicher Effizienz erreicht wird. Optimierungspotenziale werden ausgeschöpft.
Flexibel bleiben durch Adaptive Case Management
Selbst der beste Prozess stößt irgendwann an eine Grenzen – nämlich dann, wenn dynamische Entscheidungen nötig sind. Gute Beispiele hierfür sind Aufgaben wie Beschwerdemanagement oder Schadensfallbearbeitung. Hier gilt es, Hintergrundwissen einfließen zu lassen und flexibel zu bleiben, um situativ entscheiden zu können, wenn dies nötig ist. Auch hierfür liefert Business Process Management entsprechende Methoden, das Stichwort lautet Adaptive Case Management.
Beim Adaptive Case Management stehen, anders als beim klassischen BPM, Entscheidungsfindung und Ziel im Mittelpunkt, nicht der fest definierte Weg dorthin. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, bei Bedarf von diesem Weg abzuweichen, wenn dies nötig sein sollte. Trotzdem stehen ihm jederzeit alle nötigen Informationen und Strukturen zur Verfügung. So wird eine situationsbedingte Vorgangs- oder Fallbearbeitung gewährleistet und höchste Effizienz der Prozesse erreicht – das ist Business Process Management in Bestform.
