Wie du gute Virtuelle Assistenten findest, was sie kosten und worauf es bei der Zusammenarbeit ankommt

Wenn du mehr Arbeit hast, als der Tag Stunden zählt, dann heißt die logische Konsequenz: Outsourcing. Virtuelle Assistenten können dir dabei viele alltägliche Aufgaben abnehmen. Dass das Auslagern an VA's kein Allheilmittel ist, musste ich selbst schon erfahren. Was du auslagern kannst, wie du es machst und wo du virtuelle Assistenten findest, erklärt dir Vera Ruttkowski in diesem Gastbeitrag.

Wenn du wirklich unternehmerisch handeln möchtest, dann kannst du nicht ständig alle Alltagsaufgaben selbst erledigen. Du als Unternehmer solltest an der Strategie und Vision arbeiten, nicht aber zu 100% in deinem Unternehmen beschäftigt sein.

Auch wenn mir das nach Beginn meiner Selbständigkeit relativ schnell klar wurde, habe ich mich mit dem Auslagern von Aufgaben immer schwer getan. Schließlich erledigt niemand die Dinge so, wie ich es machen würde. Außerdem war es für mich immer eine große Herausforderung, die für mich so logischen Arbeitsschritte so gut zu dokumentieren und zu kommunizieren, dass sie ein virtueller Assistent für mich ausführen kann.

Aber trotz all der Herausforderungen führt kein Weg daran vorbei, wenn wir mit unserem Business wachsen möchten. Eines meiner wichtigsten Learnings dabei war, dass ich genau die Qualität bekomme, für die ich bezahle. Von einem VA, dem ich 10 Euro pro Stunde bezahle, kann ich nicht viel Eigenantrieb und Kreativität erwarten. Wenn ich 25+ Euro bezahle, dann kann ich wirklich eine "rechte Hand" bekommen, die mich extrem entlastet.

Das weiß niemand besser als Vera, die selbst schon einige Jahre als Virtuelle Assistentin arbeitet und mit Fernarbeit.net deutsche VA's an Auftraggeber vermittelt. Sie schreibt in diesem Gastbeitrag darüber, worauf es beim Outsourcen ankommt und wo du deinen perfekten VA findest.

Also, Vorhang auf für Vera ...

Der Begriff des Virtuellen Assistenten ist in Deutschland noch nicht so verbreitet wie in anderen Ländern. Vor allem in den USA sind Virtuelle Assistenten sehr bekannt. Doch spätestens nach der Lektüre der "4-Hour Work Week" von Tim Ferris kommen auch viele deutsche Unternehmer auf den Gedanken, sich von einem Virtuellen Assistenten unterstützen zu lassen.

• Doch welche Aufgaben kann ein Virtueller Assistent überhaupt erledigen?
• Wo finde ich einen passenden Assistenten?
• Wie starte ich die Zusammenarbeit?
• Und was wird mich das Ganze kosten?

Viele Unternehmer lassen sich durch Unklarheiten davon abhalten, die Idee weiterzuverfolgen oder starten ahnungslos den Versuch und sind anschließend nicht mit dem Ergebnis zufrieden. Dabei lohnt sich der anfängliche Mehraufwand. Denn wer lernt Aufgaben abzugeben, gewinnt mehr Zeit und Energie für sein Unternehmen.

Was kann ein Virtueller Assistent für mich erledigen?

Was genau macht ein Virtueller Assistent und welche Aufgaben eignen sich für den Start in die Zusammenarbeit?

Virtuelle Assistenten erledigen als selbständige Unternehmer vor allem administrative Aufgaben für ihre Auftraggeber. Je nach Berufserfahrung und Qualifikation reicht die Bandbreite von einfachen Recherchen und Textverarbeitung bis hin zu Projektmanagement, Betreuung der Social Media Kanäle und vielem mehr.

Ein guter Virtueller Assistent kann sich mit dir gemeinsam zu deiner rechten Hand entwickeln und dir so den Rücken in vielen Bereichen frei halten.

Doch fangen wir mal klein an!

Das Abgeben von Aufgaben an Virtuelle Assistenten ist nicht nur was für Großunternehmer - ganz im Gegenteil: gerade für Solopreneure und Neugründer ist diese Art der Unterstützung ideal.

Auch wenn du zu Beginn nur wenige Stunden in der Woche oder sogar im Monat abzugeben hast - dies verschafft dir mehr Zeit um AN deinem Business, statt IN deinem Business zu arbeiten.
Außerdem lernst du Schritt für Schritt, wie man richtig outsourct und mit externen Freelancern zusammenarbeitet. Die perfekte Vorbereitung für den Moment, wenn es ohne Unterstützung nicht mehr geht.

Typische Aufgaben für einen Einstieg sind:

• Recherchen, Erstellen von Präsentationen und Transkripte
• Reisebuchungen, Hotelreservierungen und Terminkoordination
• Einpflegen von Blogbeiträgen auf der Webseite
• Beantworten von immer wiederkehrenden Kundenanfragen

Noch immer keine Idee, welche Aufgabe du abgeben könntest? Kein Problem. Nimm Dir Zeit und gehe folgendermaßen vor.

Schreibe während deiner gesamten Arbeitswoche auf, welche Aufgaben du erledigst. Am Ende der Woche teilst du diese Aufgabenliste dann auf in:

• Aufgaben, die du gerne und gut machst
• Aufgaben, die du nicht gerne machst
• Aufgaben, die du nicht gut machst
• Aufgaben, von denen du das Gefühl hast, dass du sie nicht erledigen solltest

Aus den letzten drei Kategorien wählst du dann Aufgaben aus, welche problemlos online und von jemand anderem erledigt werden können.

Vor dem Outsourcen steht die Dokumentation

Du hast eine oder mehrere Aufgaben gefunden, welche du auslagern möchtest? Super! Der erste Schritt zur Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten ist geschafft. Aber aufgepasst! Renne nicht gleich los und engagiere einen Assistenten. Du fragst dich warum? Ganz einfach: die Qualität der Leistung, die du erhältst, hängt sehr stark von der Qualität deines Inputs ab.

Dokumentiere die Aufgabe so gut du kannst. Nutze dazu Textdokumente, Projektmanagement-Tools wie z.B. Trello oder mache ein Video für komplexere Aufgaben, in welchem du die Abläufe erklärst.

Stelle sicher, dass der Assistent alle notwendigen Informationen und gegebenenfalls Zugänge (Webseite, Dokumente) hat, bevor er mit der Aufgabe beginnt. Für Webseiten und Dokumente kannst du zu Beginn auch eingeschränkte Zugänge vergeben und diese bei Bedarf wieder sperren.

Das Vertrauen gegenüber deinem Assistenten und in das Abgeben von Aufgaben muss sich natürlich erst aufbauen. Aber einen gewissen "Vertrauensvorschuss" musst du bereit sein zu geben, denn ganz ohne Einblicke in dein Business kann dich dein Assistent nicht unterstützen. Doch mit der Zeit wächst wie auch bei anderen Mitarbeitern das Vertrauen. Zudem kannst du auch eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben lassen.

Wo finde ich Virtuelle Assistenten

Im englischsprachigen Bereich ist es derzeit noch um einiges einfacher, gute Virtuelle Assistenten zu finden, als im deutschsprachigen Raum. Gerade auf den Philippinen gibt es sehr gute Arbeitskräfte, die zu äußerst geringen Stundenlöhnen tolle Arbeit abliefern. Je nach Aufgabenstellung kann dies durchaus eine Option darstellen.

Wenn du jedoch einen deutschsprachigen Assistenten suchst, der sich in deine Projekte reindenkt, gute E-Mails und Texte formuliert und mit dir gemeinsam wächst, dann solltest du an anderen Stellen suchen. Folgende Möglichkeiten hast du:

1. Poste dein Projekt auf einer Freelancer-Seite wie Upwork, machdudas.de etc.

Auch hier tummeln sich einige Virtuelle Assistenten. Du kannst deren Bewertungen lesen und die Sicherheit des Zahlungssystems nutzen. Für Einzelprojekte durchaus empfehlenswert - wenn du nach jemandem zur längerfristigen Zusammenarbeit suchst, könnte es schwieriger werden. Oft melden sich Freelancer auf den Portalen nach einigen Aufträgen nicht mehr. Zudem fällt immer eine Gebühr für das Portal an.

2. Agenturen für Virtuelle Assistenten

Auch hier gibt es einige zur Auswahl: my-vpa, Strandschicht, eassistentin.de ...

Das Prinzip ist bei allen ähnlich: Du buchst ein Stundenpaket, beschreibst deine Aufgabe und bekommst einen Assistenten zugeteilt. Der große Vorteil ist, dass die Zuteilung der Aufgabe in der Regel sehr schnell geschieht und dein Projekt somit schnell erledigt wird.

Die Nachteile: Du kannst zumindest zu Beginn nicht wirklich auswählen, welchen Assistenten du bekommst, es ist also ein wenig Glück dabei. Zudem arbeiten die Assistenten in erster Linie für die Agentur. Wenn sie dort aufhören, bist du deinen mühsam eingearbeiteten Assistenten schnell wieder los und musst von vorne beginnen.

3. Direkter Kontakt mit Virtuellen Assistenten

Gerade wenn du nach einer längerfristigen Zusammenarbeit suchst, macht es Sinn den Assistenten persönlich auszuwählen und direkt für dich arbeiten zu lassen. So hast du größeren Einfluss auf die Motivation und Loyalität. Frage Bekannte nach Empfehlungen oder lasse dir Bewerbungen von Virtuellen Assistenten zusenden. Du kannst dein Gesuch in Jobbörsen, wie beispielsweise Fernarbeit.net, veröffentlichen und erhältst dann Bewerbungen von Virtuellen Assistenten.

Prüfe die eingehenden Bewerbungen und nimm dir Zeit für ein persönliches Gespräch. Wenn die Chemie stimmt, dann macht auch die Zusammenarbeit viel mehr Spaß. Alle Virtuellen Assistenten bei Fernarbeit.net sind deutsche Muttersprachler und können sehr gute Qualifikation aufweisen. Lebensläufe der Assistenten können auf der Seite angesehen werden.

Je nachdem, welchen Weg du wählst und welche Aufgaben du abzugeben hast, ergibt sich der Preis. Du kannst dich auch an den Agenturen orientieren, bei denen die Stundensätze meist bei ca. 20 Euro/Stunde losgehen. Je nach Aufgabe machen vielleicht auch Monatspauschalen für dich Sinn.

Einen gut qualifizierten, deutschsprachigen Virtuellen Assistenten wirst du nicht zu den Preisen wie auf den Philippinen finden. Vergiss nicht, dass ein Virtueller Assistent auch ein Spezialist in seinem Bereich ist und dir im besten Fall dauerhaft den Rücken freihält.

Ein Assistent, der dir beispielsweise einige Stunden am Tag deine Kundenkorrespondenz und Organisation abnimmt sowie deine Social Media Kanäle am Laufen hält, sollte dir die Investition wert sein.

Tipps für die ersten Schritte

Nimm dir Zeit für die Einarbeitung und stehe auch für Fragen zur Verfügung. Auch ein Virtueller Assistent ist nur ein Mensch - nimm dir Zeit für Gespräche per Skype und lerne die Person etwas kennen. Gib Feedback auf die Aufgaben und hole dir auch selbst Feedback ein - so könnt ihr gemeinsam eure Zusammenarbeit optimieren und hoffentlich langfristig gestalten.

Virtuelle Assistenten sind oft top qualifiziert und haben viel Erfahrung in verschiedenen Bereichen. Ein Grund, warum dieser Job auch so viel Spaß macht. Auch wenn dein Assistent eine Aufgabe noch nicht gemacht hat, lohnt sich die Investition darin, ihn einzulernen. Die meisten Assistenten finden sich schnell in neue Arbeitsweisen und Programme ein und haben Spaß daran dazuzulernen. Für mich ist der Job als Virtueller Assistent einer der abwechslungsreichsten Jobs, die es gibt - und dazu noch mit dem Vorteil ihn ortsunabhängig ausüben zu können.

Über die Autorin:

Vera Ruttkowski arbeitet seit 2014 als Virtuelle Assistentin. Bevor sie sich als VA selbstständig gemacht hat, arbeitete sie in Marketing- und PR-Agenturen. Um auch Anderen das ortsunabhängige Arbeiten als VA zu ermöglichen und VA's in Deutschland bekannter zu machen, betreibt sie das Portal fernarbeit.net und, gemeinsam mit ihrer Kollegin Tanja Baumann, den Onlinekurs für Virtuelle Assistenten, die VA-Fabrik.