Was wäre, wenn du jeden Tag nur 10 Minuten bei deiner Arbeit am Computer sparen könntest? Das wäre mehr als 1 Stunde pro Woche und auf das Jahr gerechnet 2,5 komplette Tage! Lass mich dir zeigen, mit welchen Produktivitäts-Tools du dir mindestens diese 10 Minuten pro Tag sparen kannst.
Jedesmal wenn wir von der Tastatur zur Maus (oder Touchpad) umgreifen, eine Grußformel in eine E-Mail einfügen oder für eine Online-Bestellung nach unserer Kreditkartennummer suchen, gehen wertvolle Sekunden verloren. Das mag sich in diesem einen Moment nicht nach sonderlich viel anfühlen aber rechne das mal auf ein Jahr hoch.
Zum Lesen dieses Beitrags brauchst du maximal 10 Minuten. Wenn du im Durchschnitt wenigstens 20 Stunden in der Woche am Computer verbringst (und nicht nur Ego-Shooter spielst), dann kann ich dir mit diesen Tools zukünftig eine Zeitersparnis von mindestens 10 Minuten täglich(!) versprechen. Das klingt doch nach einem guten Return of Investment, oder?
#1 Textvorlagen mit Text Expander nutzen
Ein absolutes Muss! Wenn du noch keinen Text Expander verwendest, dann ist es an der Zeit dafür. Alleine mit diesem einen Tool habe ich im Jahr 2016 im Durchschnitt knapp 9 Minuten pro Tag eingespart (1.513 Snippets mit insgesamt 195.302 Anschlägen bei 60 Anschlägen pro Minute). Das sind auf das Jahr gerechnet 54 Stunden!
Mit einem Text Expander kannst du systemweite Textvorlagen anlegen, die unabhängig vom verwendeten Programm nach Eingabe eines Tastaturkürzels eingefügt werden. Ich verwende den Text Expander u.a. für folgende Snippets:
- meine Reisepassnummer und IBAN’s für Konten
- private und geschäftliche Adressen und Telefonnummern
- Codeschnipsel zur Bearbeitung von HTML- und CSS-Dateien
- Vorlagen für E-Mails (Antworten auf häufige Fragen, Signaturen, Grußformeln)
Alle meine Snippets beginnen mit einem Punkt, gefolgt von 3 Buchstaben. Wenn ich z.B. “.017” eingebe, dann wird dieser Shortcut durch meine deutsche Handyummer ersetzt. Deine Shortcuts kannst du frei wählen, jedoch sollten sie einem festen, einfach zu merkenden System folgen.
Für variable Textbausteine wie Zeitangaben, eine persönliche Anrede oder die Verschachtelung von mehreren Snippets kannst du Makros erstellen. Das funktioniert auch ohne jegliches technisches Verständnis dafür zu haben.
Es gibt verschiedene Anbieter für Text Expander, sowohl für Mac als auch für Windows. Mein Favorit für den Mac ist der kostenpflichtige Text Expander von Smile (geräteübergreifende Nutzung im Monatsabo oder als Standalone-App mit einmaliger Zahlung). Für Windows gibt es Alternativen wie Autotext von Phrase Express, wozu ich allerdings nichts sagen kann.
#2 Shortcuts für die Tastatur verwenden
Beim Wechseln eines Tabs im Browser oder dem Klick auf einen Button kostet jedes Umgreifen zwischen Tastatur und Maus Bruchteile von Sekunden. Selbst wenn du wie ich nur das Touchpad am Laptop verwendest, summieren sich diese Zeit für das Umgreifen auf lange Sicht.
Wahrscheinlich kennst du schon geläufige Tastaturkürzel wie “Strg +F” oder “Strg + C”. Warum nicht ein paar weitere Shortcuts lernen, um nur noch in Ausnahmefällen die Maus verwenden zu müssen?
Kennst du die folgenden Tastaturkürzel, die du garantierst fast täglich gebrauchen könntest?
- “Strg + Shift + N” um einen neuen Dateiordner zu erstellen
- “Leertaste” und “Shift + Leertaste” um im Browser nach oben und unten zu scrollen
- “Strg + T” zum Öffnen eines neuen Tabs im Browser
Je nach deinem Betriebssystem und den verwendeten Programmen gibt es hunderte weiterer Shortcuts, die dir Zeit sparen können. Natürlich musst du diese einmal lernen aber je öfter du sie verwendest, desto mehr wird die Verwendung zum Automatismus.
Um Shortcuts für neue Programme zu lernen oder zu erweitern ist das Tool KeyCue wirklich genial. Sobald ich zweimal die Strg-Taste drücke, erscheinen alle Shortcuts für das Programm, was gerade aktiv ist. Eine gute Windows Alternative scheint Keyrocket zu sein.
#3 Messenger-Dienste über ein zentrales Programm abrufen
Hand aufs Herz, wie oft schaust du am Tag auf deinem Smartphone oder am Laptop in deine Messenger-Dienste wie Facebook, WhatsApp, Slack, Wechat, Skype, Hangouts und was es noch so alles gibt?
Wahrscheinlich viel zu oft. Deshalb ist der erste Schritt zur Besserung, nicht ständig verfügbar zu sein. Manche Leute behaupten sogar, dass es dich interessanter macht, wenn du nicht immer auf Abruf bist. Wie wäre es als Therapie, alle Chat-Apps vom Handy zu deinstallieren und Nachrichten nur noch gelegentlich am Laptop zu schreiben?
Der zweite Schritt ist die Zentralisierung deiner Messenger-Dienste. Das bedeutet, dass du nicht mehr 10 Chat-Kanäle gleichzeitig offen hast, sondern nur noch eine App, über du die alle Nachrichten empfangen und beantworten kannst.
Ich benutze seit ein paar Monaten die App Franz, wobei auch Rambox eine super Alternative zu sein scheint. Beide Programme können kostenlos lokal installiert und mit so ziemlich allen Messengern verbunden werden. Selbst Nachrichten für WhatsApp oder Wechat, die sonst nur auf dem Handy empfangen werden können, kannst du so zentral abrufen und musst dich nicht mit der kleinen Touchpad-Tastatur ärgern.
Die Benachrichtigungen für alle Dienste kannst du innerhalb der Franz App mit einem Klick auf stumm schalten und einmal alle paar Stunden wieder aktivieren, um in einem Rutsch alle neuen Nachrichten von verschiedenen Diensten zu bekommen.
Bonus für alle Mac User
Im letzten Jahr habe ich die Produktivitätsapp Alfred sehr häufig genutzt. Die Anwendung ist in der Grundversion kostenlos und wird durch eine Tastenkombination aktiviert, woraufhin ein kleiner Suchschlitz erscheint, über den du alle möglichen Dinge suchen, kontrollieren und ausgeben lassen kannst. Mittlerweile ist die hauseigene Mac Alternative “Spotlight Search” ziemlich gut, weshalb ich diese verwende.
Beide Anwendungen sind super sinnvoll, um eine schnelle Google Suche durchzuführen, Dateien auf deinem Computer zu finden oder E-Mails zu durchsuchen. Außerdem kannst du es als Taschenrechner, Wörterbuch und Währungsumrechner nutzen. Bei jeder Anwendung sparst du dir den Umweg über ein anderes Programm bzw. eine Webseite und damit wertvolle Sekunden.
So, was sagt du? Konnte ich mein Versprechen einhalten oder denkst du nicht, dass du mit diesen Tools mindestens 10 Minuten am Tag sparen kannst?
