Ishikawa? Wie wird das denn aus gesprochen? Exakt diese Frage stellte ich mir als vergangen Freitag ein Beraterkollege den Begriff in den Raum warf. Unsere Situation: die Daten eines abzulösenden IT-Systems wurden nicht korrekt exportiert. Wir konnten uns aber beide nicht erklären aus welchem Grund. Unser Problem stand fest. Mein Kollege war bereits einen Schritt weiter indem er Vorschlug die Ursachen aufzuspüren. Und eben dafür ein Ishikawa-Diagramm – auch genannt Fischgrätendiagramm – einzusetzen. Ziemlich bald verdichteten sich die Gründe. Lies im Beitrag, was es mit Ishikawa-Diagrammen auf sich hat uns wie sie Dir bei der Lösung verzwickter Probleme helfen.
Ein echtes Root-Cause Analysetool – das Ishikawa-Diagramm
Ein Ishikawa-Diagramm nutzt Du zur Identifikation von Ursachen für ein spezifisches Problem. Das Diagramm trägt den Namen seines Schöpfers Ishikawa Kaoru – ein japanischer Chemiker der in den 1940er und 50er ein ganzes Arsenal von Qualitätswerkzeugen konzipierte (siehe Wikipedia).
Mit einem Ishikawa-Diagramm visualisierst Du systematisch und übersichtlich die Kausalbeziehungen zwischen verschiedenen Ursachen (engl. Causes) und einer Wirkung (dem Problem, engl. effect). Das Werkzeug lässt sich nicht nur für die Identifikation von Gründen für ein Problem nutzen. Mit seiner eingängigen und rasch verständlichen Struktur unterstützt es Dich und Deine Kollegen auch bei Brainstorming zu definierten Themenstellungen.
In Gestalt einer Fischgräte – die Struktur
Oft wird ein Ishikawa-Diagramm als eine Fisch mit sechs Hauptgräten dargestellt. Vor diesem Hintergrund bezeichnen viele die Visualisierungsform auch gern als „Fischgrätendiagramm“. Im einzelnen besteht das Diagramm aus drei Bestandteilen:
- Der Kopf trägt das zu analysierende Problem, die Schwachstelle oder Anomalie. Formuliere hier so präzise und spezifisch wie möglich. Der Kopf wird von den einzelnen Gräten bestimmt, ist damit das Resultat der Gräten.
- Die mit dem Kopf verbundenen Hauptgräten repräsentieren die möglichen Ursachenkategorien für das Problem. Als kleine Hilfe schlägt Ishikawa die sechs Kategorien ‚Mensch‘, ‚Maschine‘, ‚Mitwelt‘, ‚Material‘, ‚Methode‘ und ‚Messung‘. Weitere verbreitete Ursachentypen sind ‚Management‘ und ‚Money‘. Bitte beachte, dass es sich hier nur um einen Vorschlag handelt. Wähle zusätzliche bzw. alternative Kategorien die nicht zwangsläufig mit dem Buchstaben ‚M‘ beginnen müssen.
- In Form von Verzweigungen hängen an den Hauptgräten die spezifischen Problemursachen. Diese solltest Du so konkret wie möglich definieren. Ursachen können sich auch weiter in Unterursachen verzweigen.
In fünf Schritten zum Maßnahmeplan – die Anwendung
Die Erstellung eines Ishikawa-Diagramms funktioniert am besten im Team. Mittels Brainstorming kommt ihr gemeinsam effizienter und effektiver zu den verschiedenen Ursachen. Wie läuft das Ganze nun ab?
1. Ishikawa-Diagramm vorbereiten
Notiere das Diagramm auf einen Whiteboard, Flipchart oder Brownpaper. Ergänze im Kopf das Problem und wähle anschließend Ursachenkategorien die zum Problem passen. Als Anzahl hat sich für mich ein Wert zwischen mindestens 4 und maximal 8 Kategorien als optimal herausgestellt.
2. Problemursachen sammeln
Identifiziert im Team potentielle Ursachen. Am besten ihr notiert diese auf selbstklebende Karten die ihr im Nachhinein auch verschieben könnt. Haltet Euch beim Sammeln an die Brainstorming-Regeln (siehe Beitrag). Wichtig ist zuerst Quantität, später wird dann bewertet. Stelle offene Fragen und motiviere damit Deine Kollegen weniger offensichtliche Ursachen ans Tageslicht zu bringen.
3. Ergebnis prüfen
Überprüft anschließend ob ihr den Großteil der Ursachen finden konntet bzw. diese auch korrekt verzweigt wurden. Stelle hier erneut Fragen um letztlich die Grundursache (engl. Root Cause) aufzudecken. Nützlich dabei ist die mehrfache Frage nachdem „Warum“, oft auch 5-Why-Methode genannt.
4. Hauptursachen auswählen und bewerten
Nun ist es an der Zeit die Hauptursachen für ein Problem herauszufinden. Falls ihr sehr viele Gründe gefunden habt und die Meinungen auseinander gehen kannst Du die Teilnehmer auch abstimmen lassen. Ich lasse hier oft kleine orangene Punkte kleben. Jeder Teilnehmer darf die ihm zugeteilten drei Punkte auf die seiner Meinung nach wichtigsten Ursachen verteilen. Wir bewerten dann diejenigen Ursachen, welche die meisten Punkte erhalten haben.
5. Maßnahmen beschließen
Im finalen Schritt entscheidet ihr gemeinsam Maßnahmen um die identifizierten Hauptursachen abzustellen. Je nach Problem können das kleine Aufgaben oder auch ganze Projekte werden. Nutze eine Aufgabenliste um zu fixieren, welche Person bis wann eine Tätigkeit zu erledigen hat. Typischer Fehler in der gelebten Praxis ist das Überspringen dieses Schrittes. Was nützt die tiefgründigste Ursachenanalyse, wenn im Nachgang dann nichts unternommen wird?
Abbildung 1 – Ishikawa-Diagramm für einen fehlerhaften Datenexport
In Abbildung 1 habe ich beispielhaft ein Ishikawa-Diagramm für einen fehlerhaften Datenexport aus einem abzulösenden IT-System illustriert. Die Liste von Ursachen ist weit davon entfernt vollständig zu sein. Aber es ist ein Anfang auf dessen Grundlage Analysemaßnahmen am Quellesystem, Exportlogik, Quelldaten, etc. eingeleitet werden können.
Pros & Cons des Ishikawa-Diagramms
Der Vorteil des Fischgrätendiagramms ist die ganzheitliche Problembetrachtung. Statt sich auf ausschließlich eine Ursachenkategorie zu beschränken betrachtest Du und Deine Teamkollegen eine Fragestellung aus mehreren Perspektiven. Großes Plus aus meiner Erfahrung ist die einfache Erlernbarkeit. In 5 Minuten hast Du die Methode Kunden, Partnern und Juniorberatern erklärt. Und schon nach 15 Minuten habt ihr im Team eine erste übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung der Ursachen-Wirkungszusammenhänge erarbeitet.
Natürlich hat das Ishikawa-Problem auch Grenzen. Speziell bei komplexen, vielschichtigen Problemen mit einer riesigen Menge von Ursachen, Unterursachen und Wechselbeziehungen wird die Fischgräten-Visualisierung alsbald unübersichtlich. Ebenso lassen sich keine kategorieübergreifenden Zusammenhänge zwischen Ursachen darstellen, bei zeitlichen Abhängigkeiten muss dieser Darstellungstyp gleichsam passen.
Tipps aus der Beraterpraxis
- Vielfältig einsetzen
Das Ishikawa-Diagramm unterstützt Dich nicht nur beim Finden von Problemursachen. Auch beim Brainstormen von Ideen, Diskussion von Zielen und Strukturierung von Prozessen hilft Dir der Visualisierungstyp. Notiere beispielsweise im Kopf ein Ziel und finde Wege (Gräten) dieses zu erreichen. - Bedarfsorientiert abspalten
Falls Du bereits zu Beginn der Arbeiten absehen kannst, das für eine Ursachenkategorie sehr viele Ursachen zusammenkommen, visualisiere diesen Zweig besser in einem separaten Diagramm mit geeigneten Kategorien. - Gründlich vorbereiten
Bereite Dich gut für Deine Rolle als Moderator und Zeitnehmer vor. Überlege Dir dazu problemrelevante Fragen, wähle passende Kategorien und kommuniziere Deinen Kollegen, dass für eine gründliche Bearbeitung mindestens 60 Minuten erforderlich sind. - Ergebnisse sichern
Versehe am Ende das Ishikawa-Diagramm mit einer zusätzlichen Karte mit dem Datum sowie den Teilnehmer und halte das Ergebnis als Fotoprotokoll fest. Versende die resultierende Aufgabenliste zusammen mit der Aufnahme als Gesamtergebnis Eurer Investition in die Lösungsfindung für ein Problem. - Software einsetzen: Hast Du und Dein Team keinen Meetingraum zur Verfügung, könnt ihr ein Ishikawa-Diagramm alternativ am Laptop modellieren. Nutze dazu Microsoft PowerPoint und Visio oder ein Mindmap-Tool.
Fazit
Das Ishikawa- bzw. Fischgrätendiagramm ist eine gängige Form um die zentralen Ursachen zu einem vorgegebenen Problem zu identifizieren. Gerade bei komplizierten Fragestellungen lohnt es sich im Team systematisch die Wirkungszusammenhänge aufzudecken. Falls ein Kunde Kreativmethoden wie dem Ishikawa-Diagramm ablehnend gegenübersteht, bringe ich die Visualisierung implizit zur Anwendung. Schnell ist die Grätenstruktur am Whiteboard schematisch skizziert und im Gespräch diskutiert. Die meisten Kunden sind im Nachgang dankbar über das klare Ergebnis an ihrer Zimmerwand.
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