Großartig! Der Akquisetermin beim potentiellen Neukunden verlief erfolgreich. Jetzt möchte dieser ein schriftliches Beratungsangebot. Bis Freitag. End of Business. Inhalt der Consulting-Offerte: das besprochene Problem und die skizzierte Lösung. Zeitrahmen des Projektes: ab Juli bis einschließlich September. Jetzt bloß nichts anbrennen lassen und bis zum Wochenende ein überzeugendes Papier vorlegen. Doch wie ist ein Beratungsangebot eigentlich aufgebaut? Und gibt es Tipps für die Erstellung? Im Beitrag erfährst Du die Details.
Deine erste Arbeitsprobe für den Kunden – das Beratungsangebot
Mit einem Beratungsangebot (auch genannt Business Proposal, Beratungsvorschlag oder Consulting Offerte) unterbreitest Du Deinem potentiellen Kunden ein Projekt. Auslöser für das Angebot ist immer eine explizite Anfrage seitens des Auftraggebers, ob nun durch eine offizielle Ausschreibung oder durch eine Aufforderung im bilateralen Gespräch.
Was für eine Jobbewerbung der Lebenslauf ist für ein Consulting-Projekt das Beratungsangebot: eine erste Arbeitsprobe Deiner Leistung und Expertise als Consultant. Dein Angebot sollte daher tipp-topp sein, bereits ab der ersten Seite sowohl Deinen Nutzen für den Kunden als auch Deine persönliche Professionalität suggerieren.
Der Inhalt eines typischen Consulting-Proposals
Je nach Branche, Kunde und Projekt variiert der Aufbau, Umfang und Inhalt eines Beratungsangebotes. Nachfolgende Kapitel sind mit hoher Wahrscheinlichkeit in fast jedem Deiner Vorschläge zu finden.
1. Grundlagen
Ein Angebot leitest Du mit einer kurzen Vorstellung Deines (potentiellen) Auftraggebers, dem Kunde, und Dir als Auftragnehmer ein. Als kleine Merkhilfe schilderst Du knapp den Umstand, in welcher es zur Anfrage nach dem Angebot kam (z.B. persönliches Treffen am 09. Juni, telefonische Anfrage vom 12. März, etc.).
2. Ausgangssituation
Hier beschreibst Du kurz und prägnant den mit dem Auftraggeber besprochenen Ist-Stand sowie die zwingende Notwendigkeit (‚Push-Gründe‘) bzw. den präferierten Wunsch (‚Pull-Gründe‘) diesen zu ändern.
3. Zielsetzung
In diesem Kapitel schilderst Du das mit dem Kunden diskutierte Zielbild für Eure Zusammenarbeit. Im Optimalfall sind die enthaltenen Ziele konkret, messbar und zeitlich terminiert.
4. Leistungsumfang
Anhand der Ziele des Beratungsprojektes führst Du im Leistungsumfang die von Dir übernommenen Arbeitspakete inkl. Aufgaben und erzeugten Ergebnisse auf. Zudem ergänzt Du geltende Annahmen und Abgrenzungen Deiner Arbeit.
5. Terminplan
Nach welchem Zeitplan Du in Deinem Beratungsprojekt vorgehst, legst Du dem Kunden in diesem Kapitel dar. Je größer Dein Consulting-Engagement, desto ausführlicher Deine Angaben wann Du welches Arbeitspaket sowie die damit verbundenen Ergebnisse und Kundennutzen erbringst.
6. Projektorganisation
In diesem Kapitel erklärst Du dem Kunden, welche Rollen an der Erstellung seiner Ergebnisse wirken. Bei großen Projekten ergänzt Du die Rollen um Aufgabenbeschreibungen, eine Aufbauorganisation und einen Kommunikations- und Zusammenarbeitsplan mit den Stakeholdern des Kunden.
7. Kundenleistungen
Nicht jeder Aspekt in Deinem Beratungsprojekt liegt auch in Deinem Einfluss. Um Deine versprochenen Ergebnisse und den damit verbundenen Kundennutzen dennoch in der geplanten Zeit bzw. Budget zu liefern, bist Du auf Beistellleistungen Deines Kunden angewiesen. Seine technischen, personellen und logistischen Beiträge listest Du hier auf.
8. Abnahmeverfahren
An dieser Stelle dokumentierst Du, nach welchem Prozess und mit welchen Urteil die von Dir erbrachten Ergebnisse gemeinsam mit dem Kunden abgenommen werden. Beispielsweise kannst Du die Kategorisierung in 1. Ohne Mängel 2. Leichte Mängel und 3. Schwere Mängel sowie die damit assozierte organisatorischen, fachlichen und technischen Nacharbeit zugrunde legen.
9. Kommerzielle Bedingungen
Erbringungszeitraum, Aufwand, Preis und Zahlungsweise sowie weitere kommerzielle Facetten und Sondervereinbarungen (z.B. Finanzierung Dienstreise, Mittelbeschaffung, Wirkungsort) sind Gegenstand dieses Kapitels. Vermeide, wenn es geht, negative Überraschungen beim Kunden. Greife im Zweifelsfall zum Telefonhörer und bespreche die kommerziellen Details.
10. Bindefrist
Schließlich gibst Du in ein bis zwei Sätzen an, bis wann das Angebot seine Gültigkeit behält. Versehe Deine Angebote immer mit einer zeitlichen Grenze. Das macht diese für den Kunden attraktiver.
Anhang
Der Anhang ist für ergänzendes Material vorgesehen. Beraterprofile, Abkürzungsverzeichnis, Quellenangaben, weiterführende Abbildungen und Tabellen, etc. gehören an diese Stelle.
Mit Deinem Angebot antwortest Du auf eine Kundenausschreibung? Fall ja, dann besteht Möglichkeit, dass der Kunde von Dir bestimmte Inhalte fordert. Das können z.B. das Management von Risiken, Methoden für den Wissenstransfer oder spezifische Change Management Ansätze sein. Baue passgenaue Kapitel in Deine Offerte ein ohne dafür zuviel Zeit aufzuwenden.
In fünf Schritten zur überzeugenden Offerte
Wie viel Zeit bleibt Dir eigentlich für die Erstellung eines Beratungsangebots?
Das hängt davon ab! Versetze Dich in die Lage des Auftraggebers: je größer das Consulting-Projekt umso höher dessen Risiko, den falschen Consultant zu beauftragen. Dieses Risiko senkst Du, indem Du mit einem ausführlichen Angebot dem Kunden Sicherheit vermittelst. Natürlich benötigst Du für umfangreiche Vorschläge mehr Zeit als für kurze Proposals.
Unabhängig des verfügbaren Zeitrahmens durchläufst Du folgende fünf Schritte:
1. Input sichten
Bevor Du ein Angebot verfasst, solltest Du verstehen wo Dein Kunde steht und was dieser will. Input dazu erhältst Du aus Mitschriften von persönlichen Akquisegesprächen, Ausschreibungsunterlagen, Telefonprotokollen, etc. Wichtig ist dieses Material genau zu analysieren, bei Unklarheiten mit einer Frageliste noch einmal beim Kunden nachzuhaken. Ein Vorteil hast Du, wenn Du den Kunden und seinen Kontext aus vergangen Kooperationen kennst.
2. Kernteil formulieren
Auf Basis des Eingangsmaterials verfasst Du die zentralen Kapitel des Angebots – Ausgangssituation, Zielsetzung und Leistungsumfang. Konzentriere Dich beim Leistungsumfang auf die Ergebnisse, Annahmen und Abgrenzungen. Bei den Aufgaben bleibst Du grob, schließlich ist eine effiziente und optimal strukturierte Vorgehensweise Dein Vorteil gegenüber Wettbewerbern.
3. Terminplan aufsetzen
Stehen das ‚Was‘ und ‚Wie‘ Deiner Offerte, redigierst Du nun den Terminplan, das ‚Wann‘. Zur Aufwandsschätzung für die Arbeitspakete und Ergebnisse nutzt Du einen kombinierten Bottom-up und Top-Down Ansatz. Dazu berechnest Du die Herstellungskosten für jedes Ergebnis und addierst diese zum Gesamtaufwand. Das Ergebnis plausibilisierst Du anschließend anhand Deiner Erfahrung bzw. die eines Kollegen.
4. Kooperationsbedingungen ergänzen
Nachdem der wichtigste Teil verfasst ist, komplettierst Du Dein Angebot nun um die verbleibenden Kapitel. Spare Zeit, indem Du Passagen aus vergangenen Offerten übernimmst und an den Kontext anpasst. Meist sind Grundlagen, Abnahmeverfahren und Bindefrist in Projektvorschlägen sehr ähnlich.
5. Angebot abschließen
Steht Dein Angebot solltest Du es reviewen. Am besten einer Deiner Kollege übernimmt diese Aufgabe. Mit neutral sachlichem Blick deckt er Rechtschreibfehler auf und gibt Dir Feedback zu inkonsistenten und unklaren Textpassagen. Das qualitätsgesicherte Angebot überbringst Du dann im PDF-Format per E-Mai an den Kunden. Außergewöhnlicher und edler ist ein Brief, den Du persönlich vorbeibringst. In den begleitenden Worten bittest Du um Fragen und Rückmeldung. Damit signalisierst Du, dass eure auf Papier gebrachte Zusammenarbeit offen für Optimierungen ist.
Arbeitest Du im Team an einem umfangreichen Angebot, dann solltet ihr die Arbeit parallelisieren. Beispielsweise verantwortet in unseren Offerten immer ein Consultant die Beraterprofile für den ‚Anhang‘. Ein anderer Kollege ist für den Kernteil zuständig, wieder ein anderer formuliert die Kooperationsbedingungen.
Pros & Cons eines Beratungsangebots
Worin liegen nun die konkreten Vor- und Nachteile eines Beratungsangebots?
Nun, ein Beratungsangebot definiert Deine Consulting-Leistung, die erschaffenen Ergebnisse sowie der damit einhergehende Mehrwert für den Kunden. Und zwar schriftlich, schwarz und weiß auf Papier. Nimmt der Auftraggeber Dein Angebot an, wird somit aus einem potentiellen Kunden ein tatsächlicher, fungiert das Angebot fortan als Vertragsgrundlage. Während Deiner Consulting-Tätigkeit kannst Du und der Kunde Dich auf diesen Vertrag berufen. Um schleichende Änderungen im Projektumfang zu vermeiden, solltest Du das angenommene Angebot daher während der Projektdurchführung nicht zu weit weg legen.
Die Erstellung eines Angebots generiert Aufwände. Schnell kommen da mehrere Arbeitstage, bei großen Vorhaben gar mehrere Wochen, zusammen. Stelle vor der Entwicklung einer Offerte daher sicher, dass Dein Kunde wirklich an einem Änderungsprojekt mit Dir interessiert ist. Aus meiner Erfahrung fordern Unternehmen regelmäßig Angebote an, obwohl sie keinen schmerzenden Leidensdruck verspüren. Das Beratungsangebot nutzen sie dann als Inspirationsquelle und als Vorwand um den Consultant auf Abstand zu halten (Zitat: „Schicken Sie mir einfach einmal ein unverbindliches Angebot“).
Tipps aus der Beratungspraxis
Wie immer gilt: je mehr schriftliche Beratungsangebote Du verfasst, desto besser wirst Du. Folgende Praxistipps helfen Dir dabei, mit Deiner ersten Offerte nicht bei Null zu beginnen.
- Mit den Worten des Auftraggebers
Wie im Beitrag geschildert verwendet jede Branche, jedes Unternehmen, jede Abteilung und damit jeder Kunde seine eigene charakteristische Sprache. Greife diese in Deinem Angebot auf. Geeignet dafür sind insbesondere die Kapitel ‚Ausgangssituation‘ und ‚Zielsetzung‘. - Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
Dein Kunde ist viel beschäftigt. Glaube nicht, dass er Deine Angebotstexte bis ins Detail liest. Erleichtere ihm die Arbeit indem Du die Absätze mit treffenden Abbildungen garnierst. Als Quintessenz bringen sie Problem und Lösung auf den Punkt. - Der Ton macht die Musik
Kein Kunde möchte hören, wie schlecht es um seine Situation bestellt ist. Formuliere Dein Angebotstext daher diplomatisch, mit Begriffen wie ‚optimieren‘, ‚zukunftssicher‘ oder ‚Erleichterung‘. - Nutzen, Nutzen, Nutzen
Methoden, Ansätze, Frameworks? Kauft der Kunde nicht! Er ist an Ergebnissen und den damit für ihn generierten Mehrwert interessiert. Konzipiere Dein Angebot daher immer entlang des Kundennutzens und nicht Deines Berater-Werkzeugkoffers. - Durch die Brille des Kunden
Das letzte Review Deines Angebots solltest Du aus der Perspektive Deines Kunden durchführen. Als Person die einen Schmerz bzw. ein Verlangen verspürt, eine bestehende Situation zu ändern: wie wirkt Dein Angebot auf ihn? Was lösst es bei ihm aus? - Nichts zu verschenken
Packe nicht zuviel Methoden- und Fachwissen in Deinen Vorschlag. Erstens benötigen schlaue Kunden keine Berater. Und zweitens möchtest Du auch noch in der zweiten und dritten Interaktion Deinen Auftraggeber überraschen wollen.
Weitere Tipps speziell für IT-Projekte findest Du u.a. im Buch Angebotserstellung und Planung von Internet-Projekten* von Dr. Axel Kalenborn. Das Werk stelle ich in diesem Beitrag ausführlicher vor.
Fazit
Wie machst Du Deinem Kunden ein Beratungsangebot, dass er nicht ablehnen kann?
Exakt: indem Du genau zuhörst, besprochene Ziele notierst, skizzierst wie Du diese erreichen wirst und damit einen Mehrwert für ihn darstellst.
Hüte Dich vor Angeboten für die Mülltonne bzw. Papieren, die den Kunden aufschlauen, Dir aber zu keinen Beratungsprojekt verhelfen. Frage beim Kunden Details nach und entwickle ein Gespür, ob er es ernst mit Deiner Beauftragung meint.
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