Mehr aus der Beitragsserie
Richtig Archivieren:
- Archivierung von digitalen Dokumenten in Unternehmen
- Wie archiviere ich richtig? Gesetzliche Vorschriften – Teil 1
In der Unternehmenswelt lässt sich kaum ein Schritt vor den anderen setzen, ohne dass dabei irgendwelche Gesetze, Regelungen oder Normen zu beachten sind. Im ersten Teil zur Archivierung ging es um grundlegende Bestimmungen rund um die Archivierung. Ein besonderer Aspekt verdient jedoch gerade im 21. Jahrhundert Aufmerksamkeit: Die Digitalisierung, die auch immer mehr auf Unternehmensunterlagen übergreift.
Die Aufbewahrung
Zwar bewahren Unternehmen ihre wichtigsten Unterlagen immer noch in Papierform auf, doch tun sie das eher aus Sicherheitsgründen (digitale Dateien lassen sich per Mausklick löschen, für Papier braucht man schon ein Feuerzeug oder einen Reißwolf). Trotzdem ist es nirgendwo gesetzlich verboten, Daten rein elektronisch zu speichern – weder in der Abgabenordnung (AO), noch im Handelsgesetzbuch (HGB)!
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) schlägt 10 Grundsätze vor, die bei der elektronischen Archivierung eingehalten werden sollten:
- Jedes Dokument muss gemäß den gesetzlichen und betrieblichen Bestimmungen nach aufbewahrt werden.
- Kein Dokument darf bei der Archivierung verloren gehen.
- Jedes Dokument muss ohne Veränderungen archiviert werden.
- Änderungen im Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
- Jedes der Dokumente muss eindeutig wiederauffindbar sein.
- Jedes Dokument muss zeitnah auffindbar sein.
- Jedes Dokument darf nur von den berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Diese Grundsätze müssen über jegliche technische Änderungen und Umzüge hinweg sicher bleiben.
- Die Erfüllung dieser Grundsätze muss Dritten dargestellt werden können.
Solange diese Grundsätze erfüllt sind, spricht also nichts gegen Digitalisierung. Doch was spricht eigentlich konkret für Digitalisierung?
- Schnelligkeit: Jedes Dokument kann blitzschnell archiviert und wieder herausgesucht werden.
- Platzersparnis: Elektronische Dokumente benötigen nur ein paar Schaltkreise und Chips, um gespeichert zu werden – die sperrigen Aktenschränke entfallen.
- Kommunikation: Die Daten können schnell weitergereicht werden, und zwar einfach über Netzwerke.
Wie gesagt, stellt nur die Sicherheit ein gewisses Manko dar, da sich Unbefugte von außen theoretisch immer einhacken könnten, oder Daten durch ein Virus oder Leichtsinn gelöscht werden könnten. Aber ungesetzlich ist an der elektronischen Archivierung überhaupt nichts.
