Nachdem ich mich vergangene Woche darüber ausgelassen habe, dass Multitasking beim Menschen – entgegen der weit verbreiteten Meinung – viel weniger effizient ist als man eigentlich dachte, richten wir unsere Konzentration in dieser Woche ganz auf den Focus.
Doch bevor ich euch meine 5 Lieblingstipps für einen besseren Fokus verrate, werde ich hier noch kurz auf den Begriff an sich eingehen. Fokus (von lateinisch focus ,Feuerstelle‘) bezeichnet in der Optik den Brennpunkt einer Linse. An diesem Punkt schneiden sich die Strahlen des Lichtes und bündeln somit ihre jeweilige Energie. Die gesamte Kraft der auf die Linse auftreffenden Lichtstrahlen konzentriert sich genau in diesem Punkt.
Es ist kein Zufall, dass wir den Begriff Fokus neben der Optik auch in einigen anderen Bereichen antreffen. Im Zeitmanagement spricht man von Fokus, wenn man seine volle Konzentration quasi bündelt und auf nur eine einzige Aufgabe richtet. Meine komplette Aufmerksamkeit richtet sich nur auf dieses eine zu lösende Problem und auf nichts sonst. Es wird nichts nebenbei erledigt und es wird auch keine Energie an Gedanken wie: „Was muss ich sonst noch alles erledigen?“, „Habe ich nicht irgendetwas vergessen?“, oder gar „Was esse ich eigentlich heute Abend ?“ verschwendet. Jetzt geht es einzig und allein um die Erledigung dieser Aufgabe!
Hier also wie versprochen, meine 5 Lieblingstipps für einen deutlich besseren Fokus:
1. Tipp: Blockiere dir Zeit
Steht eine komplizierte Aufgabe an oder musst du etwas erledigen was du noch nie gemacht hast, so erfordert dies ein hohes Maß an Aufmerksamkeit. Um wirklich fokussiert an einer solchen Aufgabe arbeiten zu können, ist es ratsam sich bereits im Vorfeld ein gewisses Zeitfenster für die Bearbeitung zu blockieren. Trage dieses als festen Termin in deinen Kalender ein und behandle diesen genau wie deine anderen Termine. Kommt eine Anfrage für diesen Zeitraum, so lehne diese mit der Begründung dass du bereits eine andere Verpflichtung in dieser Zeit hast ab, und frage nach einem Ausweichtermin. Die von dir geblockte Zeit ist lediglich zur Bearbeitung dieser ganz speziellen Aufgabe gedacht. Halte diesen mit dir selbst vereinbarten Termin auf jeden Fall genau ein! Ich persönlich lege mit solche Aufgaben gerne auf früh morgens noch vor der Geschäftszeit. Morgens habe ich den meisten Fokus und kann weitestgehend störungsfrei arbeiten, da sonst noch niemand im Büro ist.
2. Tipp: Zieh dich zurück
Um wirklich ungestört arbeiten zu können, solltest du dich an einen Ort zurück ziehen, wo dich niemand ablenken oder gar von deiner Arbeit abbringen kann. Überlege doch einmal welche Möglichkeiten du dazu hast! Kannst du dich für diese Arbeit eventuell in ein leerstehendes Büro zurückziehen, oder in einen in diesem Zeitraum nicht genutzten Besprechungsraum? Kannst du eventuell in einem Pausenraum oder in der Kantine arbeiten während diese/r ungenutzt ist? Hast du vielleicht die Möglichkeit Home office zu machen oder von sonst einem Ort zu arbeiten an dem dich niemand stört? Solltest du räumlich doch irgendwie gebunden sein, schotte dich ab indem du Kopfhörer trägst um weniger von deiner Umgebung beeinträchtigt zu werden.
3. Tipp: Bereite dich entsprechend vor
Neben der blockierten Bearbeitungszeit und einem Ort an dem du nicht gestört wirst, solltest du auch dich selbst entsprechend vorbereiten. Es sind nicht immer die Anderen die für Unterbrechungen sorgen, denn selbst kann man das auch ganz gut. Toilettengänge, das Suchen und Bereitlegen benötigter Materialien sowie trinken und nicht zuletzt essen (Stichwort: Blutzuckerspiegel) kann man bereits im Vorfeld erledigt haben. Überlege noch ein letztes mal bevor du mit der Bearbeitung beginnst, was du eventuell vergessen haben könntest, bzw. was das fokussierte Arbeiten stören könnte.
4. Tipp: Lass dich durch nichts ablenken
All die vielen kleinen Benachrichtigungen die täglich auf uns einprasseln reissen uns ständig aus unserer Konzentration. Ob Messenger, E-Mail oder Kurznachrichten, Newsfeed, News-Ticker oder Social Media, all diese Benachrichtigungen haben mit fokussiertem Arbeiten nichts zu tun. Schalte diese Benachrichtigungen ab und dein Handy auf Nacht- bzw. Sleepmodus. So erhältst du weiterhin alle Nachrichten ohne davon gestört oder abgelenkt zu werden. Ist eine Nachricht wirklich wichtig oder handelt es sich um einen Notfall, so wird man dennoch einen Weg finden dich zu erreichen.
5. Tipp: Setze dir Teilziele
Ist eine Aufgabe aufgrund ihrer Komplexität auf gar keinen Fall am Stück zu bewältigen, oder kannst du dich aus anderen Gründen nicht lange genug auf diese eine Sache fokussieren, setze dir kleinere Teilziele um diese nacheinander abzuarbeiten. Zwischenzeitlich kannst du dich immer wieder anderen Aufgaben – die ein geringes Maß an Konzentration erfordern – widmen. Du kannst beispielsweise deine Mail checken, Anrufe tätigen und zuvor geblockte Nachrichten lesen und ggf. beantworten.
Einen kleinen Zeitspar- Tipp noch obendrauf!
Beim festlegen der Bearbeitungszeit einer Aufgabe, solltest du realistisch Planen und kleine Puffer für trotz allem eintretende Störungen einkalkulieren. Versuche die Bearbeitungszeit dennoch so zu setzen, dass es eine Herausforderung für dich darstellt, die Arbeit in dieser Zeit zu bewältigen. Rufe dir hierzu das Parkinsonsche Gesetz in Erinnerung.
